Atos Origin helpt Right To Play effectiever te werken

Geen losse Excel-sheets meer en geen uren durende administratie meer. Door een samenwerking met de internationale IT-dienstverlener Atos Origin behoort tijdverlies tot het verleden. Door verschillende modules die Atos Origin heeft ontwikkeld, gaat Right To Play veel efficiënter te werk. De samenwerking is in 2005 begonnen en geldt voor alle afdelingen van Right To Play. “Een grote, unieke klus”, aldus Elles van Blanken, projectmanager bij Atos Origin. “Het doel was om het hele proces op een niet te ingewikkelde, maar ook weer niet te simpele manier soepeler te laten verlopen. Daar zijn we in geslaagd.”

Nadat een afvaardiging van Atos Origin in Toronto de plannen had ontvouwd, werden de wensen van Right To Play vertaald en geïmplementeerd. Één van die wensen was om de kinderen die in het veld deelnemen aan activiteiten beter te registreren. Dat wordt inmiddels in een aantal landen gedaan via het Activity Card System. “Right To Play werkt nu met de activity card“, zegt Van Blanken. “Kinderen die aan de sport- en spelprogramma’s meedoen worden geregistreed bij aanvang van de activiteit. Het eerste spel is gekoppeld aan de uitgifte van de kaarten. Op de kaart staan verschillende kenmerken, die door een scan van de barcode in een bestand terechtkomen. Leeftijd, geslacht, invalide of valide, het is allemaal verwerkt in de barcode. Daardoor kan Right To Play zien hoeveel kinderen ze bereiken en welke eigenschappen ze hebben. Ze hebben een veel beter zicht op hun eigen werkzaamheden.”

Papieren lijst

Het lijkt een te hypermodern systeem voor gebieden waar armoede heerst en kinderen met moeite worden voorzien in eerste levensbehoeftes, maar het werk van Right To Play wordt er beter door gestructureerd, waardoor de projecten op den duur voor meer kinderen profijt oplevert. Van Blanken: “Dit is het niveau waar een organisatie als Right To Play op hoort te opereren. Je kunt niet meer aankomen met papieren lijsten waarop kinderen worden afgevinkt. Nu heb je met een klik op de knop alle informatie die je nodig hebt om je programma’s beter en effectiever te maken.” Lokale coaches worden opgeleid om de eenvoudig te bedienen scanners in gebruik te nemen. De gegevens worden eens in de zoveel tijd op een laptop in het systeem ingevoerd. “Er is natuurlijk een uitgebreide test aan vooraf gegaan. De module werkt goed. Het is nu zaak om het langzaam uit te rollen naar andere landen.”

Marktleider

Het bedrijf Atos Origin is gevestigd in veertig landen en heeft in totaal 50.000 werknemers in dienst. Het bedrijf is marktleider in Nederland, staat genoteerd op de Paris Eurolist Market en is de wereldwijde IT-partner van de Olympische Spelen. Het is dus niet verwonderlijk dat het bedrijf partner is geworden van Right To Play, dat zelf door Johann Olav Koss ook een natuurlijke link met de Spelen heeft. “Right To Play is een sympathieke en ongelooflijk enthousiaste organisatie. Met simpele middelen doen ze heel veel. En op een structurele manier, hè. Dat vind ik het goede aan Right To Play. Een particulier initiatief als het slaan van een waterput, is natuurlijk een mooi idee, maar Right To Play zorgt met intensieve programma’s voor continuïteit. Het leuke is dat onze werknemers enthousiaster worden. Steeds meer mensen praten over Right To Play.”

Geldstromen

Een andere belangrijke module is de funding streams module. Right To Play gaat er prat op dat donaties direct worden aangewend om projecten in het veld te ondersteunen. Door de geldstromen in kaart te brengen kan de organisatie zien of het geld daadwerkelijk op de daarvoor bestemde plek komt. “Door de automatisering wordt het ook betrouwbaarder. Het is altijd te achterhalen waar het geld naar toe is gegaan. Dat is natuurlijk hartstikke belangrijk voor een goede doelen organisatie, omdat je precies kunt nagaan of je de donaties effectief gebruikt. Daarnaast is het ook een handig systeem. Iedereen kan op zijn of haar werkplek in de database komen en de gegevens raadplegen.”